Un.e Assistant·e de gestion administrative

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Offre d'emploi

Un.e Assistant·e de gestion administrative

Ville
Le Grand Café, centre d’art contemporain, Saint-Nazaire

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La Ville de Saint-Nazaire recrute un.e Assistant·e de gestion administrative pour la Direction Générale Adjointe Territoire Educatif et Créatif Direction de la Culture Le Grand Café, centre d’art contemporain

VOS MISSIONS

Rattaché·e à la directrice du centre d’art, vos activités principales sont les suivantes :

Coordination administrative générale

Assurer l’accueil physique et téléphonique : renseigner l’interlocuteur et relayer si nécessaire vers l’interlocuteur compétent, recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers.

• Assurer le secrétariat : mise en forme de tous types de documents, suivi du courrier arrivée/départ, de la boite mail du Grand Café, réception et filtrage des courriers électroniques, mise à jour de tableaux de bord du service.
• Gérer l'agenda du service: organiser les réunions, séminaires ou manifestations (convocations, réservation de salle), les déplacements professionnels en France et à l’étranger, prendre les rdv en fonction des priorités et des échéances.
• Procéder au classement et à l'archivage des dossiers papier ou informatique - tri régulier. Etre garant du respect de la procédure existante.
• Recenser les besoins et faire les commandes nécessaires de fournitures bureautiques, matériel et suivre les stocks.
• Assurer une veille sur les échéances administratives du service : projets de délibérations, bilans, rapports d’activités.
• Mettre à jour les outils de suivi du service (budgets, plannings, bilans, tableaux de bord).
• Ressources Humaines de proximité : saisir et suivre des demandes de recrutement, déclarer les heures des contractuels, des grèves, établir le planning prévisionnel des congés annuels et suivre les absences.

Suivi administratif des projets

• En lien avec les chargés de projets (production, communication, publics), assurer le suivi auprès du service administratif de la Ville sur :
 - Les demandes des bons d’engagement, le suivi des dépenses, la facturation
 - L’exécution des marchés, conventions et conditions d’intervention
• Gérer la régie d’avances.
• Assurer l’organisation logistique de l’accueil des artistes et des intervenants extérieurs, des séjours, des vernissages et événements en lien avec les services de la Ville.
• Guider les intervenants extérieurs dans leurs démarches administratives : Chorus, devis, facturation.
• Gérer des stocks d’éditions, vente à distance.

VOTRE PROFIL

Titulaire d’un diplôme d’administration de projets culturels ou de gestion administrative, vous disposez d’une 1ère expérience professionnelle sur un poste similaire, idéalement au sein d’une collectivité. Vous avez une appétence pour le secteur culturel et l’art contemporain.
Votre maîtrise de l’outil informatique (Word, PowerPoint, Excel, et si possible Suite Adobe) associée à votre aisance  rédactionnelle vous permettent d’être rapidement autonome.
Pragmatique, dynamique, rigoureux·se et organisé·e, vous savez hiérarchiser vos activités, anticiper et organiser le classement et l’archivage.
Reconnu·e pour votre disponibilité, votre discrétion et vos qualités relationnelles, vous avez le sens de la négociation et du travail en équipe.
Vous disposez de capacités d’adaptation avérées, d’un bon esprit d’analyse et faites preuve d’initiatives.
La maitrise de l’anglais est appréciée.
Le permis B est indispensable.

Bloc infos +

Catégorie C – Filière Administrative

Temps complet - CDD d’1 an

Les candidatures sont à adresser jusqu’au 1er octobre 2022 par courriel à : Grand_cafe@mairie-saintnazaire.fr

Merci de joindre un CV et une lettre de motivation et préciser vos disponibilités.


Les Expositions du moment

Le Parvis - Centre d'art contemporain
Du 16 juin au 08 octobre 2022
Abbaye Saint-André - Centre d'art contemporain
Du 10 juillet au 09 octobre 2022
Espace de l’Art Concret - Centre d'art contemporain
Du 10 juillet au 16 octobre 2022
Triangle - Astérides, centre d'art contemporain
Du 24 juin au 16 octobre 2022
Espace de l’Art Concret - Centre d'art contemporain
Du 10 juillet au 16 octobre 2022
Centre d'art La Chapelle Jeanne d'Arc
Du 25 juin au 23 octobre 2022
villa Noailles
Du 23 juin au 30 octobre 2022
La Kunsthalle - Centre d'art contemporain
Du 10 juin au 20 octobre 2022
Centre international d’art et du paysage de l’île de Vassivière
Du 10 juillet au 6 novembre 2022

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